Nếu doanh thu của bạn đến từ hợp đồng chạy dài ngày — bảo trì hệ thống, thuê máy, thuê văn phòng, subscription phần mềm — thì "bán một lần" không còn là mô hình. Bạn cần theo dõi hợp đồng theo chu kỳ, lập hóa đơn đúng hạn, và giữ tỷ lệ gia hạn cao. Module Hợp đồng dịch vụ làm điều đó.
Các tính năng cốt lõi
Hợp đồng chu kỳTheo tháng, quý, năm — tự động tạo hóa đơn và thông báo khách thanh toán.
Điều khoản linh hoạtGiá cố định, giá theo bậc sử dụng, có tăng giá hàng năm theo % hoặc theo CPI.
Nhắc gia hạnTrước 30/60/90 ngày — email khách, tạo task cho sales để chốt gia hạn.
Ghi nhận doanh thu phân bổThu 12 tháng một lần nhưng doanh thu ghi mỗi tháng — đúng chuẩn kế toán dồn tích.
Đính kèm tài liệuLưu PDF hợp đồng đã ký, phụ lục, biên bản nghiệm thu.
Quản lý SLAThời gian phản hồi, uptime cam kết — theo dõi vi phạm, phạt hợp đồng.
Luồng nghiệp vụ
- Tạo hợp đồng — từ cơ hội CRM Won hoặc nhập thủ công.
- Kích hoạt — bắt đầu chu kỳ, tạo hóa đơn đầu tiên.
- Lập hóa đơn định kỳ — cron tự chạy, tạo hóa đơn, gửi khách.
- Ghi nhận doanh thu — theo chu kỳ đã định, bút toán Nợ 131 / Có 511 + 3331.
- Cảnh báo gia hạn — sales liên hệ khách trước ngày hết hạn.
- Gia hạn hoặc kết thúc — gia hạn thì tạo chu kỳ mới; kết thúc thì đóng hợp đồng.
Doanh thu chưa thực hiện (3387)
Nếu khách thanh toán trước cho 12 tháng, số tiền đó chưa là doanh thu. Hệ thống ghi Nợ 111/112 / Có 3387 khi thu, rồi hàng tháng chuyển Nợ 3387 / Có 511 theo tỷ lệ.
Tích hợp tự nhiên
- CRM — cơ hội Won → tạo hợp đồng, giữ lịch sử thương lượng.
- Kế toán — hóa đơn định kỳ, doanh thu phân bổ, báo cáo MRR/ARR.
- Hậu mãi — yêu cầu dịch vụ phải có hợp đồng còn hiệu lực.
- Hóa đơn điện tử — phát hành tự động theo chu kỳ.
Phù hợp với ai?
- Công ty SaaS / phần mềm với gói subscription.
- Doanh nghiệp cho thuê máy móc, cho thuê mặt bằng.
- Công ty bảo trì hệ thống, vệ sinh, an ninh định kỳ.
